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Conseils pour l'indexation

Conseils généraux

Je ne peux/souhaite pas indexer le document qui m'est présenté

Vous pouvez passer le document en cliquant sur le lien "passer ce document". Deux choix s'offrent alors à vous :
  • Si la page qui vous est présentée ne comporte aucun nom ou que le document est partiel, cochez l'option "Aucun nom à indexer" puis validez le document.
  • Si vous n'arrivez pas à lire le document ou que celui-ci comporte trop de noms, cochez "Je ne souhaite pas l'indexer", il sera ainsi proposé à un autre indexeur.

Si la série de documents proposés ne vous convient pas, vous pouvez annuler le travail en cours depuis la page d'accueil de l'outil d'indexation en cliquant sur "reprendre plus tard".

Je n'ai pas le temps de terminer l'indexation maintenant, que faire ?

Vous pouvez cliquer sur le bouton "reprendre plus tard" pour sauvegarder votre travail en cours. Vous pourrez ainsi continuer ultérieurement.

Tapez ce que vous voyez

Sauf exception, vous devez saisir ce que vous voyez sur le document. Ne traduisez pas et n'interprétez pas les informations. L'indexation a pour but d'aider les généalogistes à retrouver leurs ancêtres. Une fois le document trouvé, ils pourront vérifier les renseignements figurant sur l'image afin de tirer leurs propres conclusions.

Comment renseigner des informations illisibles ?

S'il est impossible de lire une lettre ou un chiffre ou que vous avez un doute, utilisez un point d'interrogation (?) pour remplacer la lettre illisible. Exemple: "Baxter ?", ou "B?xter" si vous n'arrivez pas du tout à lire une lettre au milieu du mot.

Il manque un champ pour saisir une information, que faire ?

En fonction de chaque type de document, nous avons identifié un certain nombre d'informations à relever. Sur certains documents, nous avons fait le choix de ne pas indexer une partie des informations (comme des témoins). Néanmoins, l'information n'est pas perdue : la personne qui tombera sur le résultat de recherche aura ensuite l'image à laquelle se référer.

Saisie des noms

N'écrivez pas en toutes lettres un nom qui a été abrégé. Tapez les noms tels qu'ils ont été écrits. Le saisie du nom en majuscule est préconisée, sauf pour les particules. Ainsi, il faut écrire "de LASSUS" ou "de la VRILLIERE".

Informations corrigées et barrées

Si des informations ont été rayées et remplacées, inscrivez les renseignements de remplacement. Si des informations ont été rayées mais pas remplacées et que les informations d'origine restent visibles, inscrivez celles qui ont été rayées. Un document qui a été marqué comme étant annulé est à indexer.


Tombes

Je n'arrive pas à déchiffrer l'ensemble des informations de la tombe. Que faire ?

Si une partie du nom n'est plus lisible, remplacez les lettres manquantes par "?" . Si un individu mentionné sur la tombe n'est pas lisible, ne le saisissez pas.

La tombe ne mentionne que le nom de famille. Que saisir ?

Si la tombe ne mentionne qu'un nom, indexez celui-ci en tant qu'individu et validez la saisie.


Faire-part

Faut-il relever l'ensemble des individus du faire-part ?

Non, il n'est pas utile de saisir l'ensemble des individus mentionnés sur le faire-part. Vous devez impérativement indexer les individus principaux, objets du faire-part (décédé, nouveau-né, époux). Vous pouvez, si vous le souhaitez, indexer également les parents, conjoints ou enfants de l'individu principal.

Indexation du conjoint : certains faire-part vous indiquent, comme personne décédée, "Madame Pierre BERTOUX", sans information supplémentaire. Bien entendu "Pierre" est le nom de son époux. Dans ce cas, indiquez le nom de la personne décédée "BERTOUX", n'indiquez pas de prénom, et renseignez le nom de l'époux.

Comment bien saisir le nom ?

Si le nom contient une particule, indiquez-le, de préférence en minuscule (exemple : d'ABZAC). Si le faire-part comporte un titre de noblesse, ne l'indiquez pas.

Le document contient les dates et lieux d'inhumation et de décès. Que faut-il saisir ?

Si vous le pouvez, indiquez de préférence dans le formulaire les lieux et dates de décès de l'individu. Si ceux-ci ne sont pas mentionnés, indiquez alors le lieu et la date d'inhumation.


Fiches de passagers (bateau)

Comment renseigner la profession (occupation) ?

Ne pas traduire la profession indiquée sur la fiche, saisir tel qu'écrit (exemple : farmer, cook). Si le champ est vide ou indique "none", "wife", "child", ne pas renseigner l'information.

Comment renseigner la nationalité (nationality) ?

La nationalité, lieu de naissance, peut être indiqué par un pays ("Germany", Chine, etc) ou par une ville. Essayez d'être le plus précis possible en remplissant le formulaire et renseignez soit uniquement le pays, soit la ville et le pays.

Comment renseigner le domicile ("Last permanent residence") ?

Le domicile peut être indiqué par un pays ("Germany", Chine, etc) ou par une ville. Essayez d'être le plus précis possible en remplissant le formulaire et renseignez soit uniquement le pays, soit la ville et le pays.

Comment saisir un ancien pays ?

Si le pays mentionné n'existe plus, merci d'indiquer le pays actuel. Vous pouvez vous aider de la liste suivante (non exhaustive) : Bohémia : Tchèquie - Hessen : Allemagne - Prusse : Allemagne - Wurtemberg : Allemagne.

Comment renseigner l'accompagnant ("accompanied by") ?

Certaines fiches mentionnent le/les accompagnant(s) de l'individu. Vous pouvez renseigner cette information dans le champ note. A noter qu'il disposent de leur propre fiche.

Comment renseigner le nom du bateau ("Name of vessel") ?

Le nom du bateau renseigné doit être saisi tel qu'il est indiqué sur la fiche. Attention, certains noms de bateaux correspondent à des villes ou pays. Il n'y a pas de lien entre le nom du bateau et le pays d'origine de l'émigrant.


Archives notariales

Quel individu doit-on saisir ?

Le formulaire vous invite à indexer les parties principales de l'acte (couple pour un contrat de mariage, testateur pour un testament ou défunt pour un inventaire après décès). Pour les autres types d'actes vous pouvez saisir plusieurs individus. Ainsi, par exemple, pour un acte de vente, vous devez saisir le vendeur et l'acheteur successivement. Il n'est pas nécessaire d'indexer l'ensemble des individus mentionnés sur un acte (témoins...). Ne saisissez qu'une fois chaque individu : ainsi, si l'acte fait 5 pages, indiquez le/les individus sur la première page de l'acte, puis passez à l'acte suivant.


Fichier des pensionnés de la guerre de 1812

Comment saisir au mieux le conjoint du soldat ?

Vous devez saisir le nom de jeune fille de l'épouse du soldat. Celui-ci sera généralement indiqué dans le champ "Maiden name of Widow" dans la partie basse de la fiche. Si un précédent conjoint du soldat est mentionné, vous pouvez l'indiquer en note.


Collection Mayet (registres parisiens de catholicité)

Une question sur l'indexation ?

Si vous avez du mal à comprendre le document ou si vous ne savez pas où mettre les informations lues, nous vous invitons à consulter notre page d'aide sur Geneawiki


Extraits mortuaires (militaire)

Une question sur l'indexation ?

Si vous avez du mal à comprendre le document ou si vous ne savez pas où mettre les informations lues, nous vous invitons à consulter notre page d'aide sur Geneawiki

Faut-il "corriger" les informations renseignées sur la fiche ?

Si le lieu mentionné sur la fiche a aujourd'hui disparu ou qu'il a été rattaché à un autre département, nous vous invitons à mentionner le lieu actuel lors de la saisie. Si vous ne trouvez pas trace de ces commune/département, merci de saisir ce qui est écrit. Pour les autres informations (telles que la profession ou la cause du décès), il est demandé de recopier ce qui est écrit sans corriger les éventuelles fautes.


Actes d'état civil

Il n'y a pas de champ pour les témoins de l'acte, est-ce normal ?

Oui, vous ne devez saisir que les individus principaux de l'acte. Pour un acte de naissance : nouveau né et ses parents ; pour un acte de mariage : époux, épouse, parents des époux ; pour un acte de décès : défunt et son conjoint. Il n'est pas demandé d'indexer les témoins de l'acte.

Que faut-il noter lorsque dans un acte de naissance le patronyme n'est pas indiqué ("né de parents non dénommés") ?

Indiquez le prénom de l'enfant et mettez, dans le champ patronyme, un point d'interrogation ("?").

Si un acte est sur plusieurs pages, dois-je quand même réécrire toutes les informations, sur toutes les pages ?

Si un acte est sur plusieurs pages, il n'est pas nécessaire de le réindexer à chaque page. Une seule fois suffit, en première page de l'acte, en indiquant l'ensemble des informations.

Faut-il saisir la table annuelle présente en fin de registre ?

Il n'est pas utile de saisir la table annuelle parfois présente en fin de registre. En effet, vous venez d'indexer chaque acte. Pour l'ignorer, utilisez la fonction "Passer ce document".


BMS Saint-Eustache (Paris)

Il n'y a pas de champ pour les témoins de l'acte, est-ce normal ?

Oui, vous ne devez saisir que les individus principaux de l'acte. Pour un acte de naissance : nouveau né et ses parents ; pour un acte de mariage : époux, épouse, parents des époux ; pour un acte de décès : défunt et son conjoint. Il n'est pas demandé d'indexer les témoins de l'acte.

Que faut-il noter lorsque dans un acte de naissance le patronyme n'est pas indiqué ("né de parents non dénommés") ?

Indiquez le prénom de l'enfant et mettez, dans le champ patronyme, un point d'interrogation ("?").

Si un acte est sur plusieurs pages, dois-je quand même réécrire toutes les informations, sur toutes les pages ?

Si un acte est sur plusieurs pages, il n'est pas nécessaire de le réindexer à chaque page. Une seule fois suffit, en première page de l'acte, en indiquant l'ensemble des informations.

Faut-il saisir la table annuelle présente en fin de registre ?

Il n'est pas utile de saisir la table annuelle parfois présente en fin de registre. En effet, vous venez d'indexer chaque acte. Pour l'ignorer, utilisez la fonction "Passer ce document".


Fonds Laborde (Paris)

Une question sur l'indexation ?

Si vous avez du mal à comprendre le document ou si vous ne savez pas où mettre les informations lues, nous vous invitons à consulter notre page d'aide sur Geneawiki


Table des mariages parisiens

Une question sur l'indexation ?

Si vous avez du mal à comprendre le document ou si vous ne savez pas où mettre les informations lues, nous vous invitons à consulter notre page d'aide sur Geneawiki


Fiches d'admission des enfants trouvés

Le prénom de l'enfant n'est pas indiqué, mais celui de la mère l'est, que faire ?

En règle générale, l'acte sera formulé ainsi "Marie Marguerite Davou a accouché d'un garçon". Dans ce cas, indiquer les noms et prénoms de la mère, le nom de l'enfant "DAVOU" et laisser le prénom vide.

L'acte ne comporte pas les noms et prénoms de l'enfant, que faire ?

En règle générale, l'acte sera formulé ainsi "un enfant de sexe masculin nous a été présenté" sans mention des parents. Dans ce cas de figure, cliquez sur "Passer ce document" > "Aucun nom à indexer".